Innoveren binnen de tandartspraktijk: dit is wat ervaring ons de afgelopen jaren bracht

Bij Beekpark Tandartsen & Academy is innovatie één van de belangrijkste speerpunten. Jezelf blijven ontwikkelen als praktijk en opleidingsinstituut is essentieel en in onze toekomstgerichte visie staan groei en optimalisatie voorop. De afgelopen jaren hebben wij een aantal innovaties doorgevoerd zoals Lean, four handed werken en Gewoon Gaaf. Ook experimenteerden wij met Hygga Flow en introduceerden we Tubs en de Quicksleeper. Dankzij deze ervaringen worden wij steeds beter in innoveren. 

Ben jij nieuwsgierig over hoe jij kunt vernieuwen in de praktijk? Hier delen wij onze tips voor verandermanagement en innovatie. 

Hygga flow: op zoek naar de optimale patiëntbeleving

Al een aantal maanden zijn wij bezig met het optimaliseren van ons planningssysteem, geïnspireerd door Hygga Flow. Hygga is een innovatief planningssysteem afkomstig uit Scandinavië, waar dit systeem al jaren gebruikt wordt binnen tandartspraktijken. De kracht van Hygga is de flexibiliteit en stressvrij werken, waarbij er minder mensen verspreid over de dag in de praktijk zijn en er een hoge betrokkenheid is tussen de kamers en de receptie. 

Eén van onze belangrijkste beweegredenen om in 2020 met Hygga te gaan experimenteren was dat wij altijd zoeken naar de optimale patiëntbeleving.

Hier lees je meer over onze ervaring met Hygga tijdens de coronacrisis.

Tubs & de Quicksleeper

Twee andere innovaties die wij hebben doorgevoerd zijn Tubs en de Quicksleeper. Werken met Tubs zorgt voor een hoog niveau van hygiëne, efficiëntie en kostenbesparing. Met de Quicksleeper kan de tandarts een pijnloze verdoving geven en dit zorgt ervoor dat je mensen met angst voor de tandarts beter kunt helpen. 

Innovatie gaat niet vanzelf: pak het goed aan vanaf de start

Iedere verandering brengt veel teweeg binnen een organisatie, en dit gebeurde ook toen Beekpark Tandartsen Hygga flow, Tubs en de Quicksleeper implementeerde. Het doel van Hygga flow bijvoorbeeld, was een betere patiëntbeleving, meer rust en aandacht voor de t  andarts en een betere samenwerking tussen receptie en de kamers. Om dit te kunnen doen hebben wij meteen bij de start van het project een team opgezet met gemotiveerde medewerkers uit alle lagen binnen de organisatie. Op deze manier werd er een goed klankbord voor heel het team gecreëerd, vanuit waar alle communicatie verliep. Dit team was de spil van dit project; alle medewerkers konden met vragen bij hen terecht, wat de motivatie ten goede kwam. De motivatie vanuit het personeel was nodig om flexibel te zijn om deze verandering goed te kunnen dragen. 

Verandering brengt uitdagingen met zich mee

Omdat Hygga zo ver afweek van ons oude systeem en zoals vanzelfsprekend bij veranderingen, liepen we tegen verschillende uitdagingen aan. Er werden in het begin bijvoorbeeld te veel patiënten uitgenodigd, het inschatten van de tijd die nodig was voor een behandeling moest nog ontdekt worden en het systeem had nog geen algoritme opgebouwd. Kortom; veel flexibiliteit was nodig, van iedereen. Ook de implementatie van Tubs en de Quicksleeper waren leerzame processen. 

Uitdagingen implementatie Tubs

Ook de introductie van Tubs was een leerzaam proces. Wat hier bijvoorbeeld heel duidelijk werd, was hoe belangrijk goede communicatie is tijdens verandering. Daarnaast is het essentieel dat iedereen dezelfde werkwijze ontwikkelt, want wanneer iemand zelfstandig het systeem aanpast, ontstaat er verwarring en dit heeft een negatieve invloed op de efficiëntie. Om Tubs succesvol te implementeren in de praktijk is het belangrijk dat oude systemen worden losgelaten, en dit is niet altijd makkelijk. Goed management is noodzakelijk. 

Tips voor implementatie van de Quicksleeper

Om de Quicksleeper succesvol te kunnen introduceren in de tandartspraktijk is het belangrijk dat alle behandelaars praktijkervaring opdoen met deze methode. Iedereen moet de gelegenheid krijgen om met het apparaat te werken en te kunnen oefenen. Niet alleen bijscholing van behandelaars is essentieel, maar ook het voorlichten van patiënten, want de Quicksleeper is ook voor patiënten nieuw en onbekend. 

Wat we meenemen van Hygga: en combinatie tussen nieuw en oud

De Nederlandse markt bleek nog niet klaar te zijn voor Hygga. Patiënten ervaarden teveel onzekerheid en wilden graag een afspraak op een vast tijdstip; dit was voor ons een reden om te stoppen met Hygga en een combinatie te ontwikkelen tussen Hygga en ons oude planningssysteem. Maar de maanden waarin wij met dit systeem experimenteerden waren enorm waardevol. Het zorgde er niet alleen voor dat wij ons planningssysteem nu kunnen optimaliseren en patiënten beter kunnen bedienen; ook werden we als team hechter en als praktijk en opleidingsinstituut beter in innoveren. 

Hier lees je hoe onze receptioniste Corien het werken met Hygga heeft ervaren. 

Verandermanagement: wat is nodig voor succes?

Tijdens al deze veranderprocessen leerden wij dat een aantal zaken belangrijk zijn als je gaat innoveren als tandartspraktijk. Onze ervaring is dat de volgende onderdelen altijd aanwezig moeten zijn, wil een verandering binnen een tandartsenpraktijk succesvol zijn:

• Een duidelijk doel ten behoeve van de verandering
• Veerkracht van het personeel
• Communicatie, zowel intern als extern
• Flexibiliteit van zowel medewerkers als patiënten
• Kennis en de acceptatie dat veranderen pijn doet 

Tijd, samenwerking, flexibiliteit en leiderschap

Loskomen van oude gewoonten en het aanleren van nieuwe gewoonten binnen de tandartspraktijk kost tijd. Tijdens de overgang van het vertrouwde plansysteem naar Hygga ontstonden bijvoorbeeld veel vragen bij alle medewerkers van Beekpark Tandartsen. Het was belangrijk om deze vragen serieus te nemen, te verzamelen, te beantwoorden en waar mogelijk op te lossen. Op deze manier ontstond er vertrouwen binnen het team.

Het is belangrijk om je te realiseren dat iedere verandering tijd nodig heeft en dat geen enkele innovatie in één keer soepel verloopt. Onvoorziene problemen doen zich altijd voor. Het personeel moet worden meegenomen in de verandering en het is belangrijk om te bepalen hoe je als organisatie omgaat met weerstand.

Verandering is van alle dag bij Beekpark Tandartsen & Academy

Omdat wij bij Beekpark Tandartsen & Academy regelmatig innoveren, wordt het proces van verandering steeds makkelijker. Iedere ervaring brengt ons nieuwe lessen die wij vervolgens implementeren bij de volgende innovatie. Goede communicatie, flexibiliteit, vertrouwen op elkaar en weten dat veranderen niet altijd gemakkelijk gaat, zorgt ervoor dat we bij Beekpark Tandartsen & Academy altijd zullen blijven innoveren.